Implantando uma cultura de Fazer Mais com Menos
Desde o início de sua construção em 1998, a Sauipe S.A. é responsável pela gestão do Complexo Turístico Costa do Sauípe (“Costa do Sauípe”), pertencente à Caixa de Previdência dos Funcionários do Banco do Brasil – PREVI, localizado no município de Mata de São João, no litoral norte da Bahia, em uma região denominada Costa dos Coqueiros.
Costa do Sauípe é o maior complexo hoteleiro do Brasil e está entre os maiores da América Latina, com 5 hotéis com 1.417 quartos e 5 pousadas com 147 quartos.
Em 2006, época da implantação do Resort, os hotéis e as pousadas eram operados através de contratos de administração de negócio firmados com as bandeiras internacionais – Sofitel (2 unidades), Marriot (2 unidades), SuperClubs Breezes e Pestana Hotel.
Visando dar transparência e oferecer o melhor serviço, a Sauipe S.A. criou o Condomínio Costa do Sauipe com a finalidade de administrar todo conjunto de áreas comuns do Complexo. O Condomínio tinha por objetivo suportar o Complexo com toda a infraestrutura, aparelhos e utilidades necessários ao seu funcionamento, tais como Portaria Central, Energia Elétrica, Transporte interno e externo, Coleta de Lixo e manutenção de ruas, jardins e de toda a área comum.
O Condomínio também era responsável pela administração e locação de todos os aparelhos (lojas, tendas, quiosques e etc.) destinados ao comércio e serviços no interior do complexo (artesanato local, roupas e acessórios, bares e restaurantes, aluguel de veículos), além daqueles destinados aos centros de esportes – Golfe, Tênis, Centro Hípico, Centro Náutico, Parque Ecossistema.
Considerando a complexidade e a elevada diversificação de atividades do negócio, a Previ considerou a necessidade de profissionalizar a Gestão Empresarial da Sauipe S.A. e do Condomínio Costa do Sauipe. Entre outras medidas, a empresa pretendia:
• Realizar um trabalho de revisão de processos do negócio, buscando alinhá-los às práticas de mercado;
• Estabelecer uma cultura de governança, considerando inclusive o estabelecimento de normas e procedimentos; e
• Realizar o Planejamento Estratégico de TI, considerando a implantação do ERP TOTVS (Protheus) e a revisão da precária infraestrutura e controle.
Quais os desafios impostos à Venture?
• Desenho dos processos-chave da empresa, objetivando torná-los mais eficientes, e proposição da revisão da estrutura organizacional, orientada à processos;
• Elaboração de um acervo de normas e procedimentos relacionados aos processos-chave e com foco na governança, considerando a revisão de processos realizada; e
• Apoio ao Planejamento e implantação das atividades relacionadas à Tecnologia da Informação, principalmente, ligadas à implantação do Sistema de Gestão Integrada (ERP – TOTVS), a adequação da infraestrutura de hardware e software e a criação do plano de segurança de TI.
Como a Venture superou os desafios:
A Venture iniciou a consultoria pelas etapas de Análise, Identificação e Levantamento dos Processos de trabalho das seguintes áreas: Gestão de Ativos, Compras, Controladoria, Marketing, Entretenimento, Orçamento, Recebimento, Jurídico, TI, Gestão Sócio Ambiental e Operadores (Marriott).
Para reduzir o tempo desta etapa, a Venture utilizou o seu vasto acervo de Processos e propôs a sua implementação, juntamente com seus respectivos Indicadores de Desempenho. Estes Indicadores foram divididos de acordo com as dimensões do Balance Scorecard (BSC).
Toda revisão de processos foi realizada tendo como premissa a implantação do sistema ERP e a automatização de controles e atividades. Ainda nesta fase, foram considerados os conceitos de governança aplicados aos controles internos, sendo introduzidas atividades de “Aprovação Orçamentária“, “Controle de Alçadas“ e “Segregação de Funções“.
Além disso, a Venture apoiou a área de TI da Sauípe S/A durante todo o processo de negociação para a aquisição do ERP TOTVS, tanto nos aspectos técnicos como comerciais, incluindo a elaboração de etapas de validação atreladas aos pagamentos.
Em seguida, a Venture realizou todo o detalhamento do planejamento da implantação do sistema ERP TOTVS, incluindo a análise de riscos e ações para mitigá-los e, participou ativamente da implantação do sistema, apoiando os gestores e a equipe da SAUIPE e a equipe da TOTVS.
Resultados Alcançados:
O êxito da etapa do trabalho relativa à definição e revisão de processos chave do negócio, foi reconhecido em todas as áreas participantes do projeto, tendo contribuído significativamente para o sucesso da especificação e, posteriormente, da implementação do Sistema ERP Totvs Microsiga.
Pelo fato dessa especificação ter sido realizada com base nos processos chave do negócio, sua implementação possibilitou o alinhamento da tecnologia com os processos e viabilizou a efetiva automação e modernização dos processos revisados e/ou implementados.
A elaboração dos processos de trabalho alinhada com as melhores práticas de mercado para a governança e, ainda, tendo sido considerada a imediata implantação de um sistema de ERP, reduziu significativamente os riscos de não aderência e permitiu o cumprimento dos prazos estabelecidos para a implantação do ERP.
Adicionalmente foram adotadas práticas de gestão do conhecimento como o portal intranet para facilitar a comunicação e a construção de uma solução que organizou e disponibilizou os instrumentos normativos das empresas.
O trabalho de revisão de processos foi concluído dentro dos prazos estabelecidos e isso foi considerado determinante para o rápido aprendizado, para a aceitação da mudança e para melhorar a sinergia entre os dois negócios, seus departamentos e os agentes externos (administração da hotelaria e fornecedores em geral).
| Depoimento do Cliente: |
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“Aprimorar os processos, maximizar a integração entre as áreas e agilizar e qualificar a Gestão Empresarial eram os principais desafios que se apresentavam.” “Com o apoio das habilidades e expertises dos consultores da Venture conseguimos superar esses desafios dentro dos prazos e custos planejados.” |
| José Carlos Pedrosa – Diretor Financeiro do COSTA DO SAUÍPE RESORTS |
