Como entregar um projeto no prazo e orçamento previstos
A SWM é uma empresa de fabricação de papéis especiais, principalmente para cigarros e suas embalagens, que fazia parte do grupo Souza Cruz do Brasil até ser adquirida pela Schweitzer-Mauduit International, em 1998.
A partir da aquisição do controle da organização, a direção da empresa, que percebia que era necessário modernizar a Gestão do negócio, definiu que deveria ser implantado um sistema de gestão integrado (ERP – Oracle), que ajudaria no aprimoramento dos controles da empresa e na integração com os parceiros de negócio (fornecedores e clientes).
Desta forma, planejar e acompanhar as atividades de TI na SWM passaram a ser a estratégia para garantir que os investimentos realizados no processo de atualização tecnológica fossem realizados adequadamente.
Para orientar as ações deste plano, foram estabelecidas algumas premissas importantes em conjunto com a direção da empresa. As principais delas foram:
Premissa 1: Os Projetos de TI devem ser aderentes a Estratégia Corporativa
Na esfera da elaboração deste Planejamento de TI, procurou-se garantir esta premissa com a participação efetiva de direção de empresa na montagem das prioridades. Já durante a execução do Plano, esta adesão foi feita com acesso da organização da área de TI à instância de decisão da empresa.
Premissa 2: A SWM deve se aproximar dos parceiros de negócio mais evoluídos
Esta premissa apontou para as intenções da empresa em investir em TI num horizonte de 3 anos, inserindo-a no patamar de empresas de alto grau de automação, compatível com a cadeia de clientes e fornecedores da empresa.
Premissa 3: O término da implantação do Oracle, deve ser feito com a máxima prioridade
Os módulos: Financeiro, Compras, Comercial, Faturamento, Estoques Matérias primas e Produtos acabados já estavam em plena operação, restando por implantar o módulo de Produção. Entendeu-se, portanto, que para o primeiro ano do Plano, o término da implantação do ERP compreenderia o eixo central da mobilização de recursos.
Premissa 4: Os projetos de TI que fossem identificados como necessários, deveriam ser priorizados através de critérios de análise de retorno sobre os investimentos
Esta premissa abordava de forma quantitativa as prioridades que deveriam ser assumidas dentro do objetivo de que os projetos tivessem aderência à estratégia corporativa da SWM.
Premissa 5: As demandas dos Projetos deveriam respeitar a capacidade da empresa em absorver novos recursos de TI
A empresa tinha o interesse em manter os recursos humanos disponíveis para os projetos nos níveis em que se encontravam. Este fato restringia drasticamente as possibilidades de abertura de novas frentes face às disponibilidades de recursos humanos da empresa, tanto por parte da área técnica (TI), como por parte das áreas usuárias.
Quais os desafios impostos à Venture?
– Realização de um Diagnóstico da situação da TI na empresa e como ela estava posicionada em relação a sua cadeia de fornecimento;
– Identificação das principais carências da empresa e relacionar quais os principais projetos necessários num horizonte de 3 anos;
– Realização de um Diagnóstico da atuação da TI e sua estrutura de pessoal, reposicionando-a ao final do trabalho; e
– Apoio à implantação dos Projetos de TI prioritários, considerando principalmente: a conclusão da implantação do ERP Oracle, implantação de solução Customer Relationship Management (CRM) e de ferramenta de BI e a integração, através da internet, com os parceiros de negócio.
Como a Venture superou os desafios?
Para superar os desafios impostos, a Venture necessitava de informações da estratégia corporativa dos Clientes e Fornecedores da SWM, o que não era uma tarefa muito simples.
A solução foi criar um pequeno questionário, com perguntas objetivas, que nos permitissem obter a situação da TI nos parceiros de negócio. O apoio do time comercial da empresa foi fundamental para a “abertura de portas” para as entrevistas e coleta das informações.
Para superar o desafio de gerar resultados rápidos, a estratégia foi envolver a direção da empresa nas discussões e definições. Para tanto, foram realizados 4 workshops com forte participação da cúpula da SWM.
O 1º Workshop foi voltado para a discussão sobre a visão do mercado de papel e as tendências de utilização de Tecnologia de Informação.
No 2º Workshop discutiu-se a visão estratégica da TI na cadeia de negócios da SWM. Neste evento foi possível analisar e identificar problemas e oportunidades na relação com os parceiros, estabelecendo-se uma primeira visão sobre o direcionamento de TI na empresa.
No 3º Workshop foi apresentada a Estratégia Corporativa da SWM. Este encontro contou com a apresentação das diretrizes estratégicas do negócio, feita pelo diretor presidente, e a definição de prioridades de abordagem nos investimentos em TI, em um horizonte de 3 anos.
O último Workshop foi destinado à apresentação e aprovação do Plano da Tecnologia de Informação da empresa, em que foi possível também discutir a estrutura de TI necessária para suportar o desenvolvimento de toda a demanda de recursos (hardware, software e pessoal).
O trabalho contou com a participação efetiva da área de TI que, com o apoio da Venture, conduziu o processo de implantação do plano de TI da empresa.
Resultados Alcançados:
Ao final do Planejamento da Tecnologia de Informação da SWM, ficou absolutamente claro o novo direcionamento dos investimentos na busca de uma maior integração de suas áreas de negócio.
Esta percepção ficou materializada no número de projetos executados na área Industrial. Desde a integração dos processos na linha horizontal – do pedido da Comercial ao faturamento, passando pelas diversas fases do módulo de Produção – até o esforço feito na automação do chão de fábrica procurando integrar a coleta de dados, como também propiciar recursos para avaliação do desempenho de equipamentos e mão de obra.
O Plano permitiu também a adoção de uma nova estrutura de gestão de projetos de TI, com regras de funcionamento próprias, permitindo uma maior transparência no planejamento e controle destes recursos.
Além disso, a área de TI foi reestruturada e sua atuação se voltou para o atendimento dos projetos definidos no plano.
Por fim, o acompanhamento das atividades previstas no Planejamento de TI permitiu alcançar os resultados esperados e contribuiu, significativamente, para reduzir os custos da empresa.
| Depoimento do Cliente: |
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“O trabalho da Venture foi fundamental na redefinição do papel da TI e na orientação sobre as principais iniciativas que deveríamos tomar em relação à estratégia corporativa e aos projetos a implementar, priorizando com isto os nossos investimentos.” |
| Márcia Freyesleben – Gerente de TI Américas |
