Como modernizar a gestão através da revisão de Processos
O Projeto Manabi foi iniciado em 2011 visando à exploração da mina de ferro no estado de Minas Gerais e à exportação do produto pelo Porto no Espirito Santo.
Para viabilizar a construção do empreendimento no prazo mais curto possível, permitindo que a empresa aproveitasse o ciclo de alta no valor das Commodities, os investidores selecionaram um experiente grupo de dirigentes, oriundos de grandes empresas de mineração e siderurgia do Brasil.
Porém, em função da diversidade de culturas empresariais, rapidamente começaram a surgir problemas, principalmente, nos processos de Suprimentos, Financeiro e Contábil.
Esta situação se refletiu em dificuldades na padronização e governança das atividades. A visão estanque das áreas comprometeu o entendimento correto do que estava de fato ocorrendo e a disponibilidade e credibilidade das informações obtidas através dos Sistemas existentes.
Neste sentido, a direção da Manabi entendeu que precisava urgentemente estabelecer um padrão único de comportamento nas diversas áreas da empresa, visando a criação de uma cultura própria que atendesse às demandas do negócio e não especificamente aos objetivos de cada área.
Dentro deste quadro, a mineradora foi ao mercado em busca de apoio para desenhar e normatizar seus processos da cadeia Req-to-Pay, considerando desde a solicitação de contratação/compra até o efetivo pagamento, passando pelas análises orçamentárias, políticas de alçadas e os cuidados necessários para garantir a segurança e os controles no processo de contas a pagar.
Além desta atividade de levantamento e desenho dos processos, a direção da Manabi demandou em sua solicitação que tais normas e procedimentos fossem plenamente implantados, obedecendo a práticas de governança de mercado.
Dada a gravidade e urgência das necessidades apresentadas, a condução dos trabalhos contou com a participação de toda a direção do empreendimento para garantir a participação e o comprometimento das gerências no desenho e implantação dos novos processos consensados.
Quais os desafios impostos à Venture?
– Levantamento e priorização dos riscos existentes nos processos da cadeia Req-to-Pay da MANABI;
– Desenho e alinhamento com as equipes da Manabi de um modelo único para os processos da cadeia Req-to-Pay; e
– Elaboração e implantação das normas e procedimentos da MANABI relativos aos processos da cadeia Req-to-Pay.
Como a Venture superou os desafios:
Na sua proposição junto à Manabi, a Venture apresentou como metodologia para o desenvolvimento do trabalho a utilização de processos componentes do acervo da empresa, acumulado ao longo de diversos trabalhos similares na indústria mineral.
Este acervo foi adaptado ao máximo às condições da Manabi para refletir da melhor maneira possível às exigências de processos integrados e transparentes na condução do negócio.
O uso desta proposição metodológica foi fundamental na fase de diagnóstico. As discussões com as áreas foram feitas com a apresentação do modelo dos processos integrados, juntamente com a visão do processo corrente atual da Manabi.
Este método permitiu que as análises fossem feitas de forma segura e clara sobre os problemas nos processos estanques, visando à integração com as demais rotinas.
Dessa forma, foi possível avançar nos processos a serem propostos identificando, junto às áreas, quais as necessidades de mudanças nos processos existentes.
O sucesso da metodologia utilizada na primeira etapa permitiu que a revisão dos processos fosse feita com o comprometimento e a participação das áreas de negócio, o que era a condição fundamental para que a direção da empresa aprovasse e autorizasse a implantação dos novos processos consensados.
A fase de elaboração e implantação contou com a participação de pessoas chaves nas áreas, visando que eles mesmos conduzissem o processo de implantação com o apoio de consultores da Venture.
Resultados Alcançados:
O principal resultado alcançado com este trabalho foi criar uma cultura de negócio própria da Manabi e não de outras empresas, de onde o corpo gerencial era oriundo.
Além disso, ressalte-se que, uma vez definido os processos de negócio da cadeia Req-to-Pay, as condições de implantação de um ERP foram extremamente favoráveis, face à diminuição de interfaces com procedimentos manuais.
Finalmente, a visão de governança que permeou o trabalho, reduziu a exposição da empresa a riscos e fraudes e adequou os controles corporativos aos padrões exigidos pelos acionistas.
| Depoimento do Cliente: |
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“O trabalho da Venture trouxe resultados bastante importantes, pois permitiu que a empresa pudesse conhecer e atuar nos Riscos desta cadeia. Através do acervo da Venture pudemos rapidamente também implantar Instrumentos Normativos baseados em práticas de mercado”. |
| Paulo Vargas – Gerente Financeiro da MANABI |
