O Processo de Compras da sua empresa é assim?
Planning, Budgeting & Forecast – Conceitos e Aplicações
GESTÃO DE PROCESSOS – PLANNING, BUDGETING & FORECAST
Planejar, Orçar e Prever são três processos distintos relacionado ao Orçamento Empresarial e altamente interligados entre si. Cada um deles possui metas e necessidades diferentes e, portanto, diferentes requisitos em termos de funcionalidade de software.
PLANEJAMENTO
O Planejamento é estratégico por natureza. Ele identifica e esclarece o impacto total de cenários e estratégias empresariais alternativas no curto e no longo prazo. Tipicamente, planejamento é feito por um grupo relativamente pequeno de indivíduos que são responsáveis pela tradução das metas organizacionais de alto nível em um plano. Ele geralmente é um precursor da orçamentação. O planejamento diz respeito às possibilidades, alternativas e cenários. Ele tenta descobrir qual será o impacto das decisões de hoje, sobre os resultados financeiros de amanhã.
Além disso, o Planejamento é inerentemente complexo por causa das interdependências e do efeito potencial quanto à mudança de qualquer parâmetro. Ele faz considerações como: “se a receita de uma linha de produtos cair, que impacto ela terá sobre os ganhos? Sobre os requisitos de caixa? Sobre o quadro de funcionários? Sobre as exigências de capital?”
Planejamento raramente significa criar um plano, ele significa criar muitos planos baseados em diferentes cenários possíveis: melhor caso, pior caso, caso provável, cenários com receitas diferentes, cenários com custos diferentes, cenários de aquisição diferentes, e assim por diante. E até os planos mais bem desenhados devem ser constantemente revisitados. Condições de mercado incertas e voláteis podem pedir a modelagem de múltiplos cenários para comparar alternativas complexas.
Neste sentido, uma ferramenta de planejamento deve permitir a criação das interdependências necessárias e as comparações entre as alternativas. Idealmente, o processo de planejamento deve estar bem integrado com a plataforma de orçamentação para que os dados do plano possam ser usados de forma a agirem diretamente como fonte para a elaboração do orçamento empresarial. Além disso, uma boa ferramenta de planejamento possibilita que um usuário financeiro crie regras de negócio complexas, necessárias para suportar as interdependências de dados em um plano estratégico. Claro que muitas dessas regras provavelmente serão aplicadas ao orçamento e a dados reais. Também é importante para o planejamento a habilidade de gerar e analisar cenários alternativos facilmente.
ORÇAMENTAÇÃO
Orçamentação é uma atividade mais colaborativa, de baixo para cima, do que o planejamento. É o processo controlado de traduzir as decisões do planejamento em um plano de ação detalhado, específico e projetado para o próximo ano, que pode ser usado como diretriz para desempenho. Ele pode envolver inserção de dados por parte de um grande número de colaboradores, frequentemente acompanhado de um processo recorrente de aprovação.
Uma ferramenta de orçamentação procura facilitar a dura tarefa de inserir dados e criar regras de negócio. A maioria das companhias coloca seus esforços principais no desenvolvimento de um orçamento empresarial. Em uma boa solução, a habilidade de tirar vantagem da funcionalidade do Microsoft Excel é uma grande conveniência, se não uma absoluta necessidade. Mas a condução de todo o processo de orçamentação através de planilhas eletrônicas, de forma colaborativa, resultará em uma atividade frágil, inflexível, ineficaz e frustrante, para dizer pouco.
PREVISÃO
O objetivo da Previsão é acompanhar o desempenho com relação ao plano e fornecer um olhar preciso para o futuro de acordo com as variações e conformidade do orçamento empresarial. Previsões baseadas em desempenhos anteriores, atualizadas enquanto o desempenho real avança dia a dia, possibilitam antever a necessidade de ajustes ao orçamento. Além disso, oferece aos gestores uma advertência antecipada para reduzir ou aumentar despesas para atingir os limites orçamentários ou capitalizar oportunidades.
Os períodos da previsão podem ser desde dias até meses, porém mais tipicamente, as previsões são feitas em um período de tempo mensal ou trimestral. Uma ferramenta de revisão orçamentária deve permitir a criar novas previsões mesclando dados de diversos cenários e permitir que os gestores insiram seus insights para o novo plano.
Em um ambiente dinâmico, esses processos são especialmente críticos e eles precisam ser particularmente ágeis, flexíveis, adaptáveis, transparentes e confiáveis para permitir a adequada Gestão do Orçamento empresarial.
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