Qual o papel do Profissional da Qualidade com as mudanças na ISO?

Gestão da Qualidade – Mudanças na ISO

Primeiro você lê um artigo informando que sua empresa terá que realizar a transição de sua certificação ISO 9001 até 2018, que a nova versão introduz uma abordagem de Riscos e que o Manual da Qualidade acabará.

Depois, consulta seus amigos de outras empresas e eles “pintam” um quadro meio nebuloso, dizendo que o representante da Qualidade não terá mais espaço nas empresas com estas mudanças na ISO.

Você fica desnorteado e passa a procurar artigos na Internet que esclareçam o que na verdade vai acontecer….

Aos poucos, algumas informações começam a aparecer com mais frequência, mas você não sabe como agir em relação às mudanças na ISO.

Plano Estratégico, Mentalidade de Riscos, Lideranças comprometidas, Informação Documentada?

Como fazer para que minha empresa não perca a certificação?

Então, você toma uma decisão….

Fala com o seu diretor, comenta das mudanças na ISO e o convence de que é fundamental contratar uma consultoria para fazer um trabalho de Gap Analysis.

Isto lhe deixa mais aliviado, pois a consultoria lhe prometeu apontar tudo o que você precisa fazer para se adequar aos requisitos da ISO.

Você contrata a consultoria e ela apresenta um laudo extenso com tudo o que precisa fazer para atender aos novos requisitos.

A angústia volta com força e, finalmente, a ficha cai…

As mudanças na ISO vão atingir à todos na empresa, começando com a conscientização e compromisso da Alta Direção com o seu novo papel, até chegar aos níveis operacionais.

Representantes da Qualidade estão cheios de dúvidas em relação às mudanças implementação da ISO 2015. Entender os verdadeiros desafios pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso em um projeto de transição. Por isso, escrevemos um artigo para ajudar você a vencer estes desafios e ainda lhe propor um novo formato para atuação do Gestor do SGQ, voltado para a melhoria contínua da Gestão e Qualidade.

Então, respire fundo e veja o passo a passo completo para não errar na hora de tomar as decisões.

1º passo: Organize a sua estratégia de implantação da ISO

Esta primeira etapa é vital para o sucesso da transição!

Utilize o seu conhecimento sobre as mudanças na ISO e comece a agir.

Você terá que atuar como um facilitador e seu principal papel será organizar e controlar a implantação deste novo Sistema de Gestão.

Comece elaborando uma apresentação para a direção da empresa, com os requisitos que você conseguiu entender da nova versão da ISO 9001:2015.

Inclua nesta apresentação alguns slides para falar sobre o papel da alta direção.

Agora, ela passa a ser atuante, de fato.

Conscientize a Direção sobre a importância da participação e comprometimento dela com o Sistema de Gestão da empresa. A definição do Contexto, das Estratégias e dos Objetivos da empresa são agora requisitos básicos da ISO e precisam contar com a participação efetiva da alta direção.

Tudo isto servirá de referência para alinhar o SGQ aos processos da sua empresa.

Adicione também nesta apresentação um fluxo (representação gráfica) para apresentar as etapas que você sugere para a implantação e gestão do novo SGQ. Busque representar neste fluxo, qual a responsabilidade de cada um dos envolvidos.

Isto vale para todas as Lideranças, Gestores e Colaboradores dos processos da empresa e até para os Auditores internos.

Utilize este Fluxo para orientar o processo de Gestão do SGQ, substituindo seu atual Manual da Qualidade.

Importante!! Não se esqueça de representar neste fluxo as atividades voltadas ao relacionamento com os Clientes e com os Fornecedores.

Saber onde a empresa está e quer chegar, quais são as suas maiores fraquezas e forças e quais são seus desafios para atingir os objetivos corporativos, são requisitos fundamentais.

Na prática, estes são temas relacionados ao planejamento estratégico e ao plano de negócios da empresa.

Avalie se sua empresa já possui esta iniciativa, senão peça ajuda externa de uma consultoria. Mas não esqueça que este trabalho deve ser feito com a participação efetiva da alta direção.

Agora, com todo este material organizado e seu poder de convencimento (há, há, há), você certamente sensibilizará a direção sobre a importância de realizar a transição para a ISO 9001:2015.

Ajude a alta direção a definir e comunicar as metas para todas as lideranças e colaboradores, delimitando responsabilidades e autoridades para este projeto importante.

Acho que aos poucos está ficando mais claro para você nossa visão sobre o papel do representante da Qualidade na recertificação da ISO 9001.

Vamos seguir adiante, aos poucos você vai entender as mudanças que acontecerão a partir desta transição.

2º passo: Planeje a Implantação do novo Sistema de Gestão da Qualidade

Agora, o seu Sistema de Gestão da Qualidade precisa ser estruturado com base na análise do contexto da empresa, considerando os ambientes interno e externo e os requisitos das partes interessadas.

O planejamento da implantação do novo Sistema de Gestão da Qualidade começa pelo alinhamento dos processos à visão estratégica, definida no passo anterior.

Teremos agora que contar com a participação de outras lideranças e Gestores neste alinhamento dos processos.

Como isto deve ser feito???

Em primeiro lugar, se certifique que a empresa tem uma definição clara dos seus processos de negócio.

Vencida esta etapa, você precisa apresentar a cada Gestor de processo como ele deverá atuar, segundo os novos requisitos da ISO, e como os processos serão auditados.

Explique as mudanças mais importantes, principalmente, em relação às responsabilidades dele na gestão dos processos e na definição e implantação de indicadores de desempenho.

Lembre sempre que os processos devem estar em sintonia com a estratégia da empresa. Por exemplo, se a estratégia da empresa é se voltar para o mercado externo, seus processos deverão refletir este foco.

Além disso, esclareça que agora, com as mudanças na ISO, é necessário ter informações documentadas sobre ações realizadas para melhorar e atender a qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Por fim, oriente a ele que os processos precisam ter também uma abordagem de Riscos e Oportunidades.

Em nossa experiência, percebemos que este é o ponto mais inédito para os responsáveis da Qualidade, portanto, talvez aqui você também precise de apoio externo para definir um processo de Gestão de Riscos.

Avalie a estrutura atual de Auditoria Interna. Ela precisará estar alinhada a nova realidade dos processos e as mudanças na ISO.

Para fechar esta etapa, não se esqueça de avaliar e propor os recursos necessários para monitorar os processos.

Avalie a possibilidade de contar com ferramentas de sistemas, pois elas podem reduzir muito seu trabalho.

3º passo: Implante o novo Sistema de Gestão da Qualidade

Após você conscientizar a Alta Direção, Gestores e demais lideranças da empresa sobre o papel de cada um no novo SGQ, chegou a hora de partir para a implantação!

Nesta etapa é necessário que a comunicação e os conhecimentos sejam compartilhados: quem fará o que, como será feito e controlado cada atividade, quem precisa ser capacitado e quais ações precisam ser realizadas para reduzir as chances de algo dar errado.

Para isto, sugira aos Gestores que façam uma simulação dos seus processos com a participação de todos os colaboradores envolvidos. Ao final, faça uma reunião de avaliação com cada liderança e cobre providências sobre o que não funcionou.

E quanto aos Riscos e Oportunidades? Já foram identificados e classificados?

Nesta etapa, as dúvidas sobre este ponto já devem estar sanadas.

Envolva também a Auditoria Interna (caso você tenha esta estrutura na empresa). Ela precisa estar alinhada a nova realidade dos processos e as mudanças na ISO.

Finalizada esta etapa, comunique a todos que a empresa está preparada para iniciar o Monitoramento e Avaliação do Sistema de Gestão da Qualidade, segundo a norma ISO 9001:2015.

4º passo: Monitore o Sistema de Gestão da Qualidade

Você está chegando ao fim, agora falta pouco!!!

Primeiramente, faça um check-list dos principais requisitos do novo Sistema de Gestão da Qualidade.

– Avalie com a direção se a visão estratégica da empresa está implementada e difundida;

– Com os Gestores, verifique a situação dos Processos, se os Indicadores foram implantados e se os Riscos/Oportunidades estão sendo identificados e geridos;

– Verifique se os colaboradores foram treinados, se conhecem o SGQ e se entendem seu papel nele;

– Cheque se o Sistema de Gestão foi devidamente comunicado aos Clientes e Fornecedores;

– Avalie se os Auditores estão preparados para auditar os processos com visões multidisciplinares (Estratégia, Riscos, Competências, etc); e

– Por fim, procure entender se as ferramentas de sistemas utilizadas conseguem demonstrar de forma clara a conformidade dos processos.

Com os padrões definidos e as pessoas devidamente capacitadas, você está pronto para iniciar o monitoramento e avaliação dos resultados de cada processo.

Utilize os indicadores de desempenho definidos para fazer uma boa avaliação dos processos e proponha os ajustes que forem necessários.

Conclusão

Pronto.

Agora você tem seu novo Sistema de Gestão da Qualidade implantado e pronto para ser auditado e ainda conseguiu promover mudanças importantes na gestão da sua empresa.

Como se pode perceber pelos pontos abordados anteriormente, implantar a ISO 9001:2015 não é adotar um modelo de sistema de documentos, mas sim um modelo de gestão orientado para processos.

Isto implica numa mudança de comportamento de toda a organização, começando com uma conscientização e comprometimento da Alta Direção, até chegar aos níveis operacionais, onde as atividades são, efetivamente, executadas.

Além disso, o perfil do representante da Qualidade também muda, passando a ter uma relevância maior em aspectos ligados a gestão de processos e ao conhecimento do negócio, e atuando como um facilitador de ações voltadas para a melhoria contínua da Qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Caso sua organização esteja implantando a ISO 9001:2015 sem esta abordagem, incluindo outras requeridas (como o pensamento baseado em riscos), está indo pelo caminho errado.

Mesmo que consiga a certificação, com o tempo você perceberá que a ISO 9001:2015 está lhe gerando mais custos do que benefícios, já que implantou um sistema que atende apenas a auditoria, sem gerar benefícios para a gestão da organização.

Agora, a grande dica!!!!

Caso você tenha pensado que o seu maior desafio era realizar a transição para a ISO 9001:2015, se enganou. O grande desafio está na manutenção do Sistema de Gestão da Qualidade.

Para que sua empresa se mantenha viva e competitiva é preciso que o SGQ seja dinâmico, robusto e aprimorado de forma contínua.

Nós da Venture temos a missão de orientar, da melhor maneira, como as empresas devem vencer os desafios das mudanças na ISO, conscientizando a Alta Direção e Gestores e aportando conhecimento que agregue valor de fato a gestão do negócio.

Falando nisto: sua empresa já migrou para a nova versão da ISO 9001:2015? Tem dúvidas em relação a como introduzir uma visão estratégica e riscos? Seus processos estão alinhados as estratégias do negócio?

Deixe um comentário e conte para gente como foi a sua experiência com a transição para a nova versão da ISO.

Para aqueles que ainda estão se preparando, esperamos que este artigo possa ter ajudado com questões objetivas.