Como a Gestão Orçamentária pode lhe ajudar na crise

Gestão de Processos – Gestão Orçamentária

Confira a seguir 6 dicas importantes para comandar sua empresa em um cenário de crise econômica, através da Gestão Orçamentária associada à Gestão de Riscos.

DICA 1 – A SIMPLICIDADE É A MÁXIMA SOFISTICAÇÃO

Quando se fala em orçamento, concentre-se em itens relevantes. Não perca tempo contando clipes de papel ou verificando os custos do cafezinho oferecido aos empregados. Isso é um desperdício de energia, pois dificilmente representará uma significativa melhoria dos resultados empresariais.

Procure simplificar sua Gestão Orçamentária e concentre seus esforços nos itens relevantes, procurando utilizar métricas consagradas. Baseie suas decisões em práticas de mercado que, normalmente, são mais rápidas, mais consistentes e permitem que você se foque nas áreas que podem realmente melhorar o desempenho dos negócios.

Este é um dos pontos altos do orçamento! Depois de pronto, compare suas projeções com o mercado e seus principais concorrentes. Assim você pode identificar os pontos fortes de sua empresa, frente à concorrência, e também oportunidades de melhoria.

DICA 2 – FAÇA DIREITO E NA HORA CERTA

O processo de planejar, orçar e definir metas e planos de execução é incrivelmente valioso. Se você estiver no comando de um processo orçamentário para o seu departamento ou unidade de negócio, bloqueie o seu calendário, feche a porta e dedique-se apenas a isso.

Esse processo é difícil de ser realizado aos trancos e barrancos. É necessário que você construa uma imagem de como você vê o negócio e, em seguida, discuta com seus pares para obter uma visão completa e exija a contribuição e comprometimento de todos.

Na realidade, fazer na hora certa significa fazer a toda hora. A Gestão Orçamentária, usualmente, é rotulada como um “ritual anual doloroso”, mas ela precisa ser na prática um “hábito continuo e prazeroso”. Estabeleça acompanhamento diário e revisões trimestrais ou semestrais.

DICA 3 – MONITORE OS RISCOS E AS OPORTUNIDADES

Conheça seus riscos (positivos e negativos): identifique possíveis incertezas e faça um planejamento para controlá-las ou aproveitá-las. Não conte com a sorte para o sucesso de seu negócio.

Nunca dispomos de 100% das informações necessárias para a tomada de decisões, o que caracteriza a incerteza. As incertezas inerentes ao negócio e seus processos não podem ser negligenciadas.

Por isso, adote uma postura preventiva. Afinal, seu plano orçamentário pode ser ótimo, mas uma incerteza desconhecida pode inviabilizar o atingimento das metas.

Um bom processo de GRC (Governança, Risco e Conformidade) pode trazer vários ganhos para sua empresa, sem contar a tranquilidade para gestão e credibilidade que passa ao mercado.

DICA 4 – AUTOMATIZE!

Quais são suas ferramentas de gestão atuais? Sua empresa está obtendo o máximo proveito delas? Pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença na segurança, agilidade e assertividade das informações.

Além disso, planilhas não foram concebidas para suportar a Gestão Orçamentária, elas são ferramentas de produtividade pessoal e não de toda a empresa.

Há várias ferramentas disponíveis com preços bastante acessíveis, que rodam em plataforma web, sem necessidade de grandes investimentos ou configurações técnicas. Soluções como estas permitem a criação de orçamentos de forma colaborativa, com total integração com o ERP utilizado em sua empresa e armazenamento seguro das informações.

Além disto, com uma boa solução é possível realizar Simulações e Revisões de Cenários em real-time, analisar DRE, Balanço, Indicadores de Desempenho e relatórios de apoio a Área Financeira (Fluxo de Caixa).

Lembre-se, você precisa concentrar seus esforços na análise e simulação do conteúdo e nas tomadas de decisão, não na consolidação dos dados.

DICA 5 – INTERAJA, BUSQUE COLABORAÇÃO E COMPROMETIMENTO

Os orçamentos são muitas vezes apresentados na 11ª hora, para cumprir prazos artificiais. Ninguém gosta desta abordagem e, claramente, ela não atinge aos objetivos propostos.

Processos de Planejamento e Gestão Orçamentária devem unir múltiplas metas de diversas áreas, através da discussão em grupo interativo, sempre com uma visão holística de toda a organização.

Em muitas organizações de sucesso, os orçamentos iniciais são revisados durante encontros e seminários com os gestores de áreas, promovendo o diálogo e o modo de pensar coletivo, e proporcionando uma narrativa para apoiar os números.

O processo COLABORATIVO, onde toda a equipe é chamada a colaborar e a se comprometer com os resultados, tem sido uma ferramenta eficaz nessas empresas. Três indivíduos vão pensar três coisas diferentes ao visualizar a mesma proposta, então, por que não falar sobre isso?

DICA 6 – REVISE E MELHORE CONTINUAMENTE

Após envolver toda a equipe no processo de Planejamento Orçamentário, divulgue e obtenha consenso sobre os objetivos esperados e exija comprometimento, em todos os níveis da organização.

Implante a cultura do orçamento permanente e mantenha o processo orçamentário como um fluxo contínuo, através de acompanhamento diário e revisões trimestrais e semestrais, em que sejam examinados e comparados os resultados reais versus os planejados e históricos. Inclua também a metodologia do Forecast.

Caso sua empresa ainda não possua um sistema empresarial para apoiar o Planejamento e a Gestão Orçamentária, considere, em médio prazo, a incorporação de uma ferramenta com fluxo de trabalho automatizado, colaborativa e com apoio de uma área de controles internos.

Adote a política do PDCA e implante os conceitos da melhoria continua também em seu processo de Gestão Orçamentária. A cada ciclo de elaboração ou revisão, o orçamento deve ser mais rápido e fácil de ser realizado e os resultados devem ser cada vez mais próximos do que foi planejado.