O Processo de Compras da sua empresa é assim?
Conectando seu Planejamento Estratégico à Gestão de Processos
Gestão de Processos – Planejamento Estratégico
O Fosso da Execução Estratégica
No nosso dia a dia, identificamos que muitas equipes de liderança não estão preparadas para operar em um ambiente de gestão por processos. Mas os benefícios potenciais de fazê-lo são imensos. Uma vez que esta abordagem seja implantada, a organização ganha poder de direção – a capacidade de dirigir a organização estrategicamente com precisão e flexibilidade anteriormente desconhecidas.
Em um mundo altamente competitivo, tal agilidade é muitas vezes o fator determinante para que a organização conquiste mercados e atinja seus objetivos estratégicos.
Não é difícil encontrar situações em que o planejamento estratégico e sua efetiva execução são identificados como dois esforços distintos e não associados. Um é construído em salas de reuniões, no último andar do prédio e o outro executado no piso térreo da empresa.
Os gestores rotineiramente encontram-se frustrados com o que podemos chamar de o fosso da execução estratégica ou, como as estratégias definidas raramente são executadas da forma como foram planejadas. O resultado de forma geral é a estagnação estratégica e a perda de oportunidades de redução de custos e maximização dos recursos disponíveis.
O Alinhamento da Estratégia à Gestão por Processos
Uma série de teorias têm sido propostas sobre a forma de minimizar o gap entre o planejamento e a execução da estratégia, entretanto a melhor abordagem é eliminá-lo totalmente, assegurando que o planejamento estratégico e seus processos estejam conectados.
Uma organização é constituída por uma rede de processos que operam em conjunto visando atender às demandas dos clientes. Esse sistema é o processo contínuo de atualização da estratégia da organização, a qual é a única maneira de atender aos clientes ao mesmo tempo em que gera retornos financeiros para a organização.
Porém, raramente este sistema é otimizado e funciona conforme o esperado. Partes significativas da organização podem apresentar baixo desempenho e, no pior dos casos – podem destruir valor diariamente.
Domar essa turbulência e alinhar os processos com o plano estratégico da organização é, sem dúvida, a maior oportunidade para uma organização.
Basicamente, todas as estratégias de uma organização podem ser decompostas em um conjunto de ajustes de processos. Qualquer produto ou serviço pode ser fundamentalmente alterado por meio da utilização de novas entradas ou ajustando seu processo de execução.
Além disso, a experiência do cliente pode ser melhorada através do desenvolvimento de novas opções de entrega ou com o lançamento de novos canais comerciais. Qualquer uma destas melhorias pode ser definida como um conjunto de atividades de melhoria de processo. Preenchendo esses ajustes, os recursos para executar a estratégia são desenvolvidos.
A grande vantagem de usar essa abordagem é a capacidade de definir iniciativas estratégicas com considerável nível de clareza e precisão. Uma vez criada a estratégia, são identificados os processos específicos que serão impactados pela iniciativa, bem como as saídas previstas por esses processos.
Como consequência desta descrição de uma estratégia, é possível identificar simultaneamente os departamentos ou indivíduos específicos a serem envolvidos na execução dessa iniciativa.
O que significa dizer: as iniciativas pertencem aos processos e não as áreas que as executam.
Assumindo que a estratégia está definida corretamente, o seu sucesso baseia-se fundamentalmente em alterar o modo como os colaboradores executam os processos. Pela primeira vez, através da gestão por processos, a estratégia e a execução estão interligados, como sempre deveriam ser.
Como Garantir que os processos, de fato, estão sendo executados como planejado?
Historicamente, o Business Process Management (BPM), ou Gestão de Processos de Negócio, visa melhorar o funcionamento de uma sequência de utilização dos recursos de uma organização, e assim, reduzir custos, melhorar a qualidade e maximizar o rendimento de seus ativos.
Mas é com a visão integrada entre a Estratégia e a Gestão por Processos que o BPM agrega mais valor ao negócio, permitindo a definição e o monitoramento de Indicadores de Desempenho que apontarão os reais resultados da implantação das estratégias.
Mas injetar BPM na área de Planejamento Estratégico, em qualquer organização, requer alguns pré-requisitos. Estrategistas ainda focam o que o cliente quer e suas necessidades, bem como as ações da concorrência, mas agora é necessário também assimilar conhecimentos de Gestão de Processos.
Isto inclui tanto uma compreensão da estrutura dos processos, quanto de seu detalhamento e interligação com a produção de produtos e serviços específicos.
Esta informação é o trunfo para orientar os movimentos estratégicos como ajustes de processos e colher os benefícios acima mencionados e os resultados esperados.
Esforços neste sentido já têm se disseminado em algumas empresas, através da criação de um escritório de processo BPMOffice. Estas entidades, usualmente ligadas à direção das empresas, estão sendo responsáveis por institucionalizar o conceito de Gestão por Processos nas organizações, garantindo que os benefícios esperados, como automatização, redução de custos, entre outros, sejam de fato obtidos.
Além disso e conforme mencionado anteriormente, é através desta nova área que as empresas visam garantir a convergência entre as estratégias definidas e a rede de processos da empresa, considerando os ajustes necessários às atividades das equipes e o desempenho apurado nestas novas rotinas.
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