O Processo de Compras da sua empresa é assim?
Gestão de Processos – Automatização de Processos
Nós estamos sempre falando sobre a nossa abordagem de Fazer Mais com Menos e sobre automatização de processos.
Por isso, publicamos este artigo em que mostramos um caso prático de como aplicamos estes conceitos, melhorando a performance de nossos clientes e reduzindo seus custos.
Esperamos que vocês aproveitem este conteúdo e, em caso de dúvidas, entrem em contato conosco.
Introdução:
A SWM International é uma tradicional competidora global no mercado fabricação de papéis especiais, principalmente para a indústria do Tabaco.
Durante as últimas décadas, em função da redução da demanda no mercado nacional e a forte aceleração no processo de globalização, a empresa investiu na internacionalização das vendas de sua filial brasileira e, hoje, grande parte desta produção é voltada para o mercado externo.
Esta iniciativa, somada ao conjunto de outras fábricas da SWM distribuídas em pontos estratégicos (França, EUA e China), permitiu que a empresa se destacasse no mercado por possuir alternativas, de prazo de entrega e custos de produção, para atender aos seus clientes.
Estabelecida sua posição no mercado mundial, a empresa passou então a se focar na melhoria da rentabilidade de seus produtos, buscando entregar ainda mais valor aos seus acionistas.
Nessa linha, a empresa buscava soluções para:
– Permitir a automatização de processos e o aumento de seus controles sobre os custos de produção, identificando em que pontos ocorrem os maiores desvios;
– Aumentar a disponibilidade de informações, permitindo que as lideranças atuem preventivamente para corrigir tendências de desvios; e
– Melhorar os controles dos materiais gerados a partir de experiências (Refugo), que, em função da crescente busca pela inovação e diversificação da SWM, passaram a influenciar mais os custos de produção da empresa.
A partir destes objetivos, a direção da SWM solicitou a Venture Consultoria que realizasse um diagnóstico sobre as principais oportunidades de melhoria no Processo de Apontamento de seus Custos de Produção e os apoiasse na definição do novo desenho para este processo, visando o aproveitamento das oportunidades identificadas e a automatização de processos.
Quais os desafios que a Venture enfrentou?
– Envolver as equipes da SWM no levantamento e revisão das atividades de apontamento de custos de produção, garantindo seu comprometimento com as oportunidades propostas;
– Apoiar a avaliação e priorização das oportunidades pela alta direção da SWM, considerando sua forte orientação para automatização de processos;
– Elaborar um Planejamento e um Orçamento de investimentos das ações necessárias à implantação do novo formato de trabalho; e
– Apoiar a especificação das revisões / implantação dos sistemas ligados ao processo, para suportar às novas rotinas.
Como a Venture superou os desafios:
Para garantir que a revisão do processo de Apontamento de Custos de Produção da SWM fosse eficaz, a primeira questão foi abordar o tema incluindo todas as etapas envolvidas neste processo, considerando desde a compra e recebimento das Matérias-primas na fábrica e a programação e abastecimento da produção, até o fechamento das Ordens de Produção no sistema ERP (ORACLE).
Por sua extensão, este processo abrange diversas áreas da empresa que, na maioria dos casos, não sabiam como suas atividades impactavam a apuração dos custos de produção.
Na sequência, o trabalho se concentrou em entrevistar as áreas envolvidas no processo para:
- Levantar o funcionamento atual do processo (As Is);
- Identificar as principais oportunidades de melhorias existentes; e
- Definir as alternativas para o desenho futuro do processo (To Be) e os indicadores de desempenho relacionados, considerando a abordagem de automatização de processos.
O envolvimento das equipes operacionais nesta etapa do trabalho foi fundamental para garantir seu comprometimento com as mudanças propostas, dando mais segurança e conforto às lideranças na avaliação das alternativas e aprovação das mudanças.
Além disso, durante a definição de alternativas, a Venture Consultoria utilizou toda sua experiência e referências de mercado para agregar soluções que simplificassem e automatizassem as atividades e reduzissem os riscos de apontamentos incorretos nas Ordens de Produção. Entre elas, podemos destacar:
– Registro automático (backflush) de matérias–primas com menor relevância nos custos de produção;
– Automação do processamento de NFEs, reduzindo o prazo de internação de materiais;
– Automação do processo de pesagem, registro e identificação dos Refugos, através de interfaces automáticas entre as balanças e o ERP; e
– Automação da movimentação e consumo de matérias-primas críticas, através do uso de Leitores de Códigos de Barras.
Na sequência, para atender a demanda de aumentar a disponibilidade das informações dos custos de produção, a Venture sugeriu a emissão de relatórios semanais com os resultados já apurados, garantindo que as lideranças pudessem atuar preventivamente na identificação e correção de tendências de desvios.
Em paralelo a esta discussão, a Venture Consultoria elaborou / revisou os procedimentos para orientar as atividades das equipes e melhorar o nível de Governança da empresa.
Por fim, a SWM nomeou um Gestor para este processo, buscando garantir que as novas rotinas fossem devidamente assimiladas, monitoradas e melhoradas continuamente.
Entre as atribuições deste gestor, destacam-se as ações relacionadas ao monitoramento dos indicadores de desempenho do processo, que vão demonstrar se as ações planejadas alcançaram os resultados esperados e, também, vão apoiar a identificação de novas oportunidades de melhoria.
Resultados Alcançados:
Com o trabalho realizado pela Venture Consultoria, a SWM pode absorver rapidamente a visão do processo, unificando a forma de trabalhar das equipes e ajudando a Direção da empresa no acompanhamento do desempenho e na adoção das ações corretivas.
Além disso, a SWM passou a contar com um Planejamento e Orçamento de investimentos detalhados relativos às ações necessárias para atingir os seus objetivos de melhorar seus Controles dos custos de produção.
A visão de riscos que permeou o trabalho reduziu a exposição da empresa a fraudes e erros, e as atividades simplificadas e automatizadas irão repercutir em uma redução nos custos relacionados ao processo.
Este foi mais um trabalho de revisão de processos da Venture Consultoria utilizando a abordagem de: Fazer Mais com Menos. Temos tem mais de 25 anos de atuação no mercado, aplicando este conceito com sucesso em clientes de diversos portes e segmentos.
Esperamos que este material possa ter contribuído para seu entendimento sobre o tema e sobre como ele também pode ser aplicada à sua organização.
Caso você tenha se interessado ou tenha dúvidas, entre em contato conosco. Teremos um enorme prazer em atendê-lo (a).
