O Processo de Compras da sua empresa é assim?
Gestão de Processos – Processo de Compras
Resolvemos compartilhar com você a nossa experiência de vários anos dedicados a melhoria de processos de negócio, para diferentes segmentos e portes de empresas no Brasil e exterior.
Percebemos em nossas andanças que os mesmos problemas acontecem nas mais diferentes organizações e que elas estão desperdiçando energia e muito dinheiro por não atentarem para os seus processos.
Por isso, estamos iniciando esta série de artigos intitulada de: “Na sua empresa também é assim?”.
Para iniciar esta série escolhemos o processo de Compras, porque acreditamos que nele você certamente encontrará pontos comuns em relação à sua empresa e concluirá que não está sozinho nesta briga.
O título deste primeiro artigo foi provocativo, ao final do texto, gostaríamos que você avaliasse se ele foi bem escolhido e nos desse seu depoimento sobre como os pontos destacados afetam a organização em que você trabalha.
Vamos a ele:
Dá para fazer mais – o Processo de Compras
Quando realizamos o Diagnóstico de um processo em nossos clientes, buscamos identificar, principalmente, três pontos: Itens que não estão em conformidade com as políticas de Governança, Riscos em relação à estratégia do negócio e sua Performance.
Nestas avaliações, utilizamos como referência nosso conhecimento e acervo de padrões de Controles Internos & Conformidade e de boas práticas de mercado.
Pois saiba que, após todos esses anos de atuação, constatamos que grande parte das vulnerabilidades encontradas está no processo de Compras.
Atente que não estamos falando somente de fraudes, mas também de desperdício de energia e, principalmente, de dinheiro!
Veja se sua empresa também sofre destes problemas:
1. Registro incorreto de itens de Compra
- É comum as áreas requisitantes não terem o conhecimento para indicar e classificar itens que serão comprados/contratados e tão pouco existe um processo para apoiar estas áreas na identificação e classificação destes itens de forma adequada.
Logo de cara um problemão, não é mesmo?
Perceba que há aqui um risco de materiais ou serviços serem contabilizados sem conformidade com a legislação tributária e contábil brasileira, afetando diretamente as demonstrações financeiras da empresa.
2. Registro inadequado da Requisição de Compra
- Requisições de compra e sua documentação de suporte são emitidas e enviadas ao Comprador por fora do sistema, em papel ou por e-mail.
- Requisições são acolhidas sem uma verificação adequada do orçamento e, em muitos casos, sequer com a aprovação do gestor responsável.
Veja que, com estes dois pontos, é impossível que a empresa, através de seu sistema, acompanhe e controle as requisições de compra emitidas!
Vamos adiante…
- Áreas solicitantes negociam diretamente com Fornecedores e emitem a requisição para que a área de Compras regularize o processo que já está fechado. Eles alegam que a área de Compras é muito burocrática e que seus prazos não os atendem na velocidade necessária.
- As áreas requisitantes indicam o nome do comprador no formulário de requisição, ao invés de a área de Compras analisar a requisição e submetê-la ao comprador adequado.
Definitivamente, não é fácil acompanhar e avaliar o desempenho dos compradores em um ambiente como este!
- Requisições de compra não são preenchidas corretamente pelas áreas solicitantes, com especificações técnicas inadequadas ou incompletas, gerando atrasos e, nos casos mais extremos, contratações erradas!
Isto acontece na sua empresa também?
3. Aprovação incorreta das Propostas Técnicas
- É comum a falta das aprovações das propostas técnicas pelas áreas solicitantes, denotando vulnerabilidade no processo de contratação.
4. Análise incorreta das propostas dos Fornecedores
- Por falta de uma lista de Fornecedores homologados (Vendor List), em muitos casos, as áreas solicitantes indicam os participantes do processo de Compras.
Veja os riscos de fraude em um processo de Compras como este!
O próximo item está presente em empresas de todos os portes e segmentos:
- Praticamente toda negociação e equalização de propostas são feitas fora do sistema e somente após a definição do fornecedor vencedor é que as informações são registradas no sistema.
- Compradores recebem e abrem as propostas técnicas e comerciais em momentos diferentes e sem critérios de avaliação que garantam a transparência necessária.
Observe que as vulnerabilidades identificadas nesta etapa do processo de Compras impactam a garantia de igualdade da licitação, afetando a transparência e permitindo que um fornecedor seja favorecido.
5. Aprovação incorreta das Contratações
- O procedimento de aprovação do Relatório de Contratação (negociações com fornecedores e equalização de propostas) não considera instâncias de aprovação baseadas na política de alçadas da empresa e, com isto, o processo de licitação não é seguro, nem transparente.
- Contratações são assinadas pela empresa e enviadas aos fornecedores antes da criação da respectiva Ordem de Compras (ou Pedidos de Compras) no sistema.
Tal cenário gera um risco de mercadorias serem entregues sem ordens de compra aprovadas no sistema, impedindo o registro das Notas Fiscais e, por consequência, gerando atrasos nos pagamentos dos fornecedores.
Notas represadas, isto acontece na sua empresa?
6. Emissão incorreta das Ordens de Compra no sistema
- Os compradores têm dificuldades em registrar os preços contratados, em função das classificações fiscais dos itens (matéria-prima, consumo e serviços).
Destacamos que, junto com último item no tópico anterior, esta é uma das grandes causas da retenção de Notas Fiscais e, por consequência, do atraso no pagamento dos fornecedores.
Conclusão
O processo de Compras é um dos processos-chave de quase todas as Organizações e, por isso, merece toda a atenção das lideranças no sentido de controlar seu desempenho e de mantê-lo alinhado as políticas de Governança e Conformidade.
Caso você vá revisar este processo, não se esqueça de considerar sua relação com os outros processos da empresa (como por exemplo: Gestão de Contratos, Manutenção, Produção, Orçamento, entre outros).
Aliás, Gestão de Contratos é um processo relacionado que merece um olhar especial, afinal ali os riscos de fraudes e as oportunidades de melhoria, normalmente, são enormes!
Lembre-se também que um processo precisa ter um dono (Gestor) e que para você saber se ele está funcionado bem é fundamental medi-lo, utilizando indicadores de desempenho.
Caso você precise de ajuda, busque o apoio de uma consultoria experiente.
A Venture tem mais de 25 anos de experiência na implantação de processos de negócios, ajudando as organizações a alcançarem seus objetivos estratégicos, através do desenvolvimento e implantação de processos de negócio ágeis, eficientes e seguros, que criam vantagens competitivas de forma imediata e em longo prazo.
Agora que chegamos ao fim, gostaríamos de saber: “Na sua empresa também é assim?”.
Deixe abaixo seu comentário, opinião ou sugestão de tema para o nosso próximo artigo.
